Wie kann ich mir Office-Dateien anschauen?
In letzter Zeit sind wieder gehäuft Leute an mich herangetreten und fragten mich, wie sei denn an an MS Office kämen. Der Gesichtsausdruck, der auf meine Antwort, dass man diese in den meisten Computergeschäften und sogar über das Internet kaufen könnte, folgte, deutete mir an, dass eine derart kostspielige Lösung gar nicht vorgesehen war.
Aber der eine bräuchte doch so dringend Word, weil von ihm die Ablieferung eines Referates in sauber gedruckter Form abverlangt würde, eine andere müsse halt Unterrichtsstoff aufarbeiten, der nur als Powerpoint-Präsentation vorläge, und wieder andere könnten die als “ach so toll” angekündigten .pps-, .ppt-, .doc-Anhänge der niemals versiegenden eMail-Flut nicht anschauen.
Sehen wir mal kurz davon ab, dass man gerade im letzteren Fall ganz besonders aufpassen sollte, dass einem nicht besonders “spaßige” Gesellen (Stichworte: Trojaner, Viren, u.s.w.) untergejubelt werden1. Es ist zu einer weit verbreiteten Unsitte geworden, selbst wichtige Dokumente einfach in den Formaten der MS Office-Programme zu verschicken und einfach davon auszugehen, dass jeder potentielle Nutzer sowieso diese Software besitze oder sie sich eben auf irgendeine Form beschaffen müsse. Wobei selbst die Autoren/Verbreiter dieser Dokumente häufig nicht im Besitz einer legalen Kopie dieser Software sind! In den meisten Fällen ist das wohl nicht einmal böse Absicht, sondern lediglich Faulheit gepaart mit massiver Unwissenheit. Unwissenheit um Alternativen und um die Risiken. Selbst die Tatsache, dass sie häufig damit potentielle Leser/Nutzer ausschließen ist ihnen nicht bewusst.
Da ich selbst vor einigen Jahren den Entschluss gefasst habe, nur legale Software zu verwenden2, kann ich den Leuten natürlich keine kostenlose Version der Konzern-Programme besorgen.
Microsoft selbst bietet eine Lösung
Aber das ist auch gar nicht nötig: Wenn man solche Dokumente nur anschauen will, so bietet Microsoft selbst kostenlos Programme an, mit denen einem der Inhalt dieser Dateien nicht verschlossen bleibt. Aktuell gibt es dafür den MS Word-Viewer, den MS Excel-Viewer
(Achtung, hierzu gibt es bereits ein Sicherheitsupdate) und den MS Powerpoint-Viewer. Einfach runterladen und installieren. Fortan sind die fragwürdigen Dateien per Doppelklick anzuschauen. Nur Bearbeiten kann man sie halt nicht, aber den meisten Leuten dürfte das vorerst genügen.
Sogar für Besitzer der teuren Office-Programme kann sich die Installation der schlanken Tools lohnen. Öffnet man viel häufiger derartige Office-Dateien zum Lesen und Betrachten und nur selten wirklich zum Bearbeiten, so kann man merklich schneller arbeiten, wenn man die Dateien eben mit den oben genannten Programmen öffnet. Da diese sehr viel kleiner als die vollständigen Office-Programme sind, erscheint die Datei viel schneller auf dem Bildschirm. So kann man schneller weiterarbeiten und muss nicht der Sanduhr bei der Arbeit zusehen.
Ein weiterer Vorteil dabei ist, dass die Viewer keine in den Dokumenten enthaltenen Makros ausführen, so dass das Risiko einer Infektion mit Makro-Viren aus dieser Richtung stark reduziert wird.
Worauf sollte man also achten?
Was sollte man aber nun tun, damit man eben nicht – wie oben kurz angedeutet – willkürlich bestimmte Besucher ausschließt? Welche Möglichkeiten stehen mir zur Verfügung, kostenlos für jeden lesbar zu sein?
Gerade im Internet hat sich das PDF-Format als Standard durchgesetzt. Die Anzeige der Dokumente sieht auf jedem Rechner nahezu gleich aus und der Adobe Reader kann für alle gängigen Betriebssystem kostenlos heruntergeladen werden.
“Aber wie erstellen?”, werden jetzt sicherlich einige fragen. Die Produkte von Microsoft selbst können solche Dateien nicht erzeugen. Dafür bräuchte man dann beispielsweise den Acrobat Distiller, aber der befindet sich in preislichen Regionen, die für den Privatanwender mehr als unattraktiv sind.
Aber zum Glück gibt es auf hier wieder günstige und kostenlose Software. Früher hat man das noch über Ghostscript erledigt, aber das war doch etwas zu umständlich3. Mittlerweile gibt es Programme wie PDF Creator oder FreePDF, die bei der Installation einen virtuellen Drucker einrichten, über den man direkt PDF-Dateien erzeugen kann.
Zu guter Letzt sei auch noch erwähnt, dass OpenOffice selbst ohne Hilfsmittel PDF-Dateien aus all seinen Dokumenten erzeugen kann. Gänzlich ohne die Installation zusätzlicher Software! Ferner ist es OpenOffice auch möglich, Microsoft-Dateien zu öffnen und zu schreiben4, so dass man auch dann in der Lage ist, freie Software einzusetzen, wenn man auf den Austausch in den proprietären Microsoft-Formaten angewiesen ist.
Ich arbeite schon sehr lange mit OpenOffice und muss zugegeben, dass ich das andere Office-Paket nicht vermisse ;)
Nachtrag
19.5.2006 1:42
Zufällig habe ich auf den Seiten von Microsoft eine Übersicht über alle Viewer-Versionen gefunden. Dort finden sich auch Viewer für Dateien aus Visio, sowie verschiedene Konverter.
- 1 Um Hinweise zur allgemeinen Vorsicht und zum Selbstschutz beim Umgang mit eMails gibt es im Internet bereits mannigfaltige Artikel, so dass ich hier auf diesen Aspekt nicht weiter eingehe, auch wenn er mir sehr am Herzen liegt.
- 2 Ja, das ist möglich. Ich benutze fast ausschließlich OpenSource Software oder andere Freeware. Nur in ein paar wenigen Bereichen nutze ich nachwievor kommerzielle Software, für die ich dann aber auch bezahlt habe (So habe ich es beispielsweise noch immer nicht geschafft, mein System auf Linux umzustellen :( ). In den meisten Fällen merkt man die Unterschiede und Einschnitte nur selten, aber auch wenn es schwer fällt, reicht The GIMP noch immer für meine Bedürfnisse, auch wenn ich sicherlich immer wieder neidisch auf das schier unbezahlbare Photoshop blicke.
- 3 Man musste das Dokument über einen bei Windows mitgelieferten Druckertreiber als Postscript-Datei speichern, welche man dann in Ghostscript öffnen und als PDF-Dokument exportieren kann.
- 4 Das geht nur bis zu einem gewissen Grad an Komplexität, aber in normalen Dokumenten fallen nur selten Unschönheiten auf.